Praxis Digitalisieren ohne Überforderung

In Kürze

• Digitalisierung darf ruhig sein. Sie soll dir Zeit und Präsenz schenken.
• Praxis digitalisieren heißt: Dokumentation vereinfachen, Datenschutz Psychotherapie ernst nehmen, und Abläufe entstressen.
• Patientendokumentation Software kann leise im Hintergrund laufen – inkl. Honorarnoten Software für den Kostenzuschuss.
• Aufbewahrungspflicht Patientenakten: in AT i. d. R. 10 Jahre – auch digital möglich, wenn sicher und nachvollziehbar.
• Bonus: Checkliste (AT) zum Download für deinen Start.

Checkliste herunterladen (AT) - Praxis-Dokumentations-Checkliste.pdf

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Die Szene kennst du vielleicht: Eine Klient*in braucht „für die Kassa“ eine Rechnungskopie. Du weißt, dass du sie geschrieben hast – nur wo liegt sie? Im E-Mail-Archiv, im PDF-Ordner „Rechnungen_alt“ oder doch im Papierordner zwischen März und April? Während du blätterst und suchst, merkst du: Eigentlich wolltest du vor dem nächsten Termin noch die letzte Sitzungsdokumentation mit Verlauf und Vereinbarungen durchsehen. Der Zeiger rückt weiter.

Diese Sorgen sind normal. Digitalisierung muss nicht laut, groß oder endgültig sein. Sie kann ein einfacher Rahmen sein, der deine Verwaltung trägt: Rechnungen werden automatisch abgelegt und in drei Klicks gefunden, und die letzte Sitzungsdokumentation steht vor der Stunde sofort parat – nachvollziehbar, geordnet, mit Datenschutz als Beziehungsschutz. Eine gute Lösung nimmt dir Buchhaltung, Honorarnoten und Erinnerungen ab – damit du wieder mehr Zeit dort hast, wo sie hingehört: in die therapeutische Arbeit.

Was versteht man unter „Digitalisierung“ in der Psychotherapiepraxis?

Kurzdefinition: Digitalisierung bedeutet, wiederkehrende Praxisabläufe, Informationen und Kommunikation so zu gestalten, dass sie strukturiert, nachvollziehbar und sicher digital unterstützt werden – mit dem Ziel, mehr Zeit und Präsenz für die therapeutische Arbeit zu schaffen.

Worum es konkret geht:

• Daten & Dokumentation: Anamnese, Sitzungsnotizen, Befunde, Abrechnungen und Auswertungen werden digital erfasst, geordnet und rechtssicher gespeichert (mindestens DSGVO-konform, Zugriffsrechte, Backups).
• Prozesse: Termine, Wartelisten, Rechnungen, Mahnwesen und Formulare laufen in klar definierten, schlanken Workflows (Automatisierungen dort, wo sie stabilen Mehrwert liefern).
• Kommunikation: Sichere Kanäle für Terminbestätigung, Aufklärung, Einverständnisse und Befundübermittlung; klare Regeln, was asynchron (Mail/Portal) vs. synchron (Telefon/Video) passiert.
• Versorgungsergänzungen: Digitale Tools zur Vorbereitung und Nachbereitung (z. B. Fragebögen, Symptom-Tracking, Psychoedukation) – nicht als Ersatz der Therapie, sondern als Entlastung und Struktur.
• Praxisbetrieb: Kennzahlen sichtbar machen Auslastung, No-Shows, Zahlungsstatus) und kleine Verbesserungen iterativ ableiten.

Was es nicht ist: ein radikaler Technikwechsel oder „Therapie per Computer“. Digitalisierung ist kein Selbstzweck und ersetzt nicht Beziehung; sie ordnet das Drumherum, damit Beziehung leichter gelingen kann.

Welche Vorteile hat die Digitalisierung für deine Praxis?

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie macht deinen Praxisalltag leichter, leiser und verlässlicher – ohne dich vom Wesentlichen abzulenken.

Erstens gewinnt deine Zeit an Qualität: Vorlagen und wiederkehrende Abläufe nehmen Tipparbeit ab; Erinnerungen und Terminbestätigungen passieren nebenbei.

Zweitens steigt die Sicherheit: Elektronische Akten mit Versionierung, verschlüsselte Zugriffe und Backups machen Dokumentation nachvollziehbar und vertretungsfähig.

Drittens wird Versorgung konsistenter: Verlauf, Vereinbarungen und Risiken bleiben auffindbar, auch bei Vertretungen. Viertens entspannt sich die Finanzseite: Honorarnoten, Zahlungsstatus und Mahnwesen laufen geordnet; Exporte für die Steuerberatung sind vorbereitet.

Und schließlich entsteht Übersicht: Du siehst Auslastung, No‑Shows und offene Posten – genug, um ruhig zu planen statt zu improvisieren.

Viele Lösungen – z. B. TheraPsy – verbinden Dokumentation, Termine und sogar Buchhaltung/Abrechnung in einem System. Das reduziert Reibung und schenkt dir Präsenz im Gespräch.

Warum macht Digitalisierung vielen Therapeut*innen Angst – und was hilft?

Therapeutische Arbeit ist Beziehung. Alles, was nach „IT“ klingt, wirkt schnell fremd, hart, fehleranfällig. In Praxen ohne Assistenz kommt die Zusatzsorge dazu, „alles allein stemmen“ zu müssen. Was hilft, ist nicht ein großer Sprung, sondern eine Abfolge kleiner, reversibler Schritte: erst Struktur, dann Technik; erst Klarheit, dann Automatisierung. So bleibt Kontrolle bei dir – und die Technik dient deiner Präsenz, nicht umgekehrt.

Brauche ich dazu eine eigene Software?

Kurz: Du brauchst kein „IT-Projekt“. Du brauchst ein ruhiges Werkzeug, das deine Arbeitsweise respektiert und wiederkehrende Handgriffe erleichtert. Viele starten mit Papier, Word und Excel. Das fühlt sich vertraut an, und funktioniert erstmal gut. Es kann aber bei zunehmendem Volumen auch unübersichtlich werden: Versionen liegen verstreut, Änderungen sind nicht nachvollziehbar, Exporte kosten Zeit, und Datensicherheit hängt von deiner Tagesform ab. Eine Verschlüsselungssoftware kann komplex sein, zu installieren, und Daten, die auf einem Computer liegen, der auch mit dem Internet kommuniziert, sich potenziell gefährdet.

Eine Praxissoftware Psychotherapie bündelt das an einem Ort: Sitzungsnotizen mit Verlauf, Dokumente, Termine, Honorarnoten und Zahlungseingänge. Sie übernimmt im Hintergrund, was sonst liegen bleibt: Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Backups, Versionierung. Das ist weniger „Technik“ als Ordnung, die du nicht jeden Tag neu herstellen musst.

Welche Bedenken halten viele ab – und wie löst du sie konkret?

„Ich verliere den Überblick.“

Du definierst einen Dokumentationsrahmen (Datum, Schwerpunkt, Beobachtungen, Intervention, Wirkung, Vereinbarung). Immer gleich, immer kurz. Eine Patientendokumentation-Software speichert Vorlagen, zeigt dir Verlauf und markiert Änderungen – du findest schneller, was du suchst.

„Datenschutz macht mir Angst.“

Datenschutz ist kein Hürdenlauf, sondern Beziehungsschutz. Mit Zugriffsbeschränkung, Verschlüsselung und einer klaren Datenschutzinformation erfüllst du viel. Einwilligungen brauchst du nur dort, wo etwas optional ist (z. B. E‑Mail‑Erinnerungen).

„Ich kann nicht für die Datensicherheit sorgen.“

Du musst keine IT‑Admin sein. Lege klare Zugriffsrechte fest, nutze 2‑Faktor‑Anmeldung und einen Passwort‑Manager, aktiviere automatische Updates und arbeite mit Anbietern, die Verschlüsselung und AV‑Verträge bieten. Ein quartalsweiser Sicherheits‑Check (Backups, Restore, Gerätesperren) reicht meist – die Software nimmt dir das Meiste ab.

„Ich bin nicht ‚technisch‘.“

Du musst keine Technik mögen – nur Abläufe mögen, die tragen. Gute Praxissoftware führt dich wie ein Formular durch den Prozess. Ein kurzer Einstieg (30-60 Minuten) reicht oft, um Termine, Notizen und Honorarnoten sicher zu bedienen.

„Wenn etwas ausfällt, stehe ich ohne Akten da.“

Mit Backups (3-2-1-Regel) und einem Wiederherstellungstest bist du vorbereitet. Außerdem kannst du wichtige Unterlagen periodisch als PDF exportieren (vertretungsfähig, unabhängig).

„Buchhaltung frisst mich auf.“

Moderne Lösungen – etwa TheraPsy – erstellen Honorarnoten, zeigen Zahlungen, und liefern Exportdateien für die Steuerberatung. Das spart wöchentlich Stunden und vermindert Stress im Quartal.

„Kostenzuschuss, Diagnosen, Formulare – ich mache bestimmt etwas falsch.“

Vorlagen helfen hierbei: Honorarnote mit den nötigen Angaben, hinterlegte Diagnoselisten/Leistungsschlüssel, klare Felder für Anamnese und Verlauf. So läufst du nicht jedes Mal durch einen Dschungel, sondern durch einen Gartenweg.

Was verlangt das österreichische Recht zur Aufbewahrungspflicht?

In Österreich gilt für psychotherapeutische Dokumentation  eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren ab Beendigung der Behandlung. Für bestimmte Kontexte (z. B. Einrichtungen) können besondere Vorgaben gelten. Wichtig ist: Du kannst diese Pflicht elektronisch erfüllen, wenn Integrität, Lesbarkeit, Verfügbarkeit und Zugriffsschutz gewährleistet sind.

Darfst du die Patientenakte elektronisch führen – und wie bleibt sie integer?

Ja. Elektronische Führung ist rechtlich zulässig. Achte auf ein System, das Versionierung unterstützt (Änderungen erkennbar) und Exportformate anbietet (z. B. PDF/CSV) und die Informationen verschlüsselt. Damit ist die Akte nicht nur sicher, sondern auch vertretungsfähig – jemand kann im Notfall nachvollziehen, was wichtig ist.

Muss ich die Daten am Computer verschlüsseln?

Verschlüsselung ist ideal, aber rein rechtlich rechtlich nur nötig, wenn jemand anderer als du (auch ein Cloud-Dienst) auf die Patientinnen-Daten zugriff haben könnte. Doch schafft es Vertrauen auf Seiten der Patienten, wenn ihnen gesagt werden kann, dass alle – in der Regel sehr sensiblen - Dokumentationen stark verschlüsselt sind.

Praxisverwaltungs-Softwares wie z.B. TheraPsy übernehmen die Verschlüsselung und stellen eine entsprechende Datenschutzerklärung zur Verfügung.

Wie startest du die digitale Praxisverwaltung mit Patientendokumentation – Schritt für Schritt, ohne Druck?

Gehe den Weg in kleinen Etappen.

Löse einen Schritt nach dem anderen und starte dann "in echt", wenn du so weit bist. Inzwischen wird auch dein "altes" System noch gut für dich funktionieren.

1. Rahmen definieren. Lege deinen Dokumentationsrahmen fest (z. B. 6 Felder) und erstelle dir eine Vorlage (in Word, Excel, oder einer Dokumentationssoftware für Psychotherapie).
2. Vorlagen anlegen. Erstelle deine eigenen Honorarnoten‑Vorlagen mit Logo und deinem Design. Auch Honorarnoten sind eine Visitenkarte deiner Praxis.
3. Minimal-Setup. Sichere deine Passwörter, Gerätesperren. Installiere eine Verschlüsselung für die Ordner, in denen du die Daten aufbewahrst oder nutze eine Praxisverwaltungssoftware, die dies selbständig tut.
4. Pilotklient*innen wählen: Suche dir 1-2 Patientinnen aus, an deren Fall du deine eigene Routine zur digitalen Dokumentation erarbeiten kannst. Passt deine Vorlage? Finde eine gute Harmonie zwischen Notizen in der Stunde und digitaler Erfassung.
5. Ritualisieren. Schreib fünf Minuten direkt nach der Stunde – kurz, konsistent.
6. Versionierung prüfen. Teste Backup und Wiederherstellung deiner Daten.
7. Altdaten migrieren. Erfasse die Klient*innen in der Reihenfolge, in der sie zu dir kommen. So musst du solche, die möglicherweise nicht mehr kommen, nicht einpflegen und die Arbeit geschieht kontinuierlich. Übernimm nur Relevantes; protokolliere den bisherigen Verlauf in kurzen Stichworten.
8. Kommunikation klären. Lege Kanäle fest und teste den Versand von verschlüsselten Rechnugen.
9. Honorarnoten durchspielen. Von Termin bis Zahlung – einmal komplett.
10. Export & Übergaben. Prüfe PDF/CSV‑Exports für Klient*in/Steuerberatung.
11. Notfallplan. Was tun bei Ausfall? (Kontakte, Offline‑Vorlagen, Ersatzgerät)

Wichtig: Nimm dir nicht zu viel auf einmal vor. Bedenke: Digitalisierung kein Akt sondern ein Prozess. Nimm' dir die Zeit, die es braucht, bis du dich sicher fühlst. Hole dir Unterstützung, wenn du sie brauchst.

Wie bleibst du DSGVO-konform, ohne rechtliches Tiefenwissen zu benötigen?

Einwilligung vs. Information: Wofür brauchst du was wirklich?

Die Verarbeitung zur Behandlung ist rechtlich gestattet. Du darfst die für die Therapie notwendige Verarbeitung von Gesundheitsdaten ohne separate Einwilligung vornehmen – weil sie zur Vertragserfüllung/Behandlung und zur gesetzlichen Dokumentations-/Aufbewahrungspflicht nötig ist.‍

Einwilligungen brauchst du vor allem für Optionen: Termin‑Erinnerungen per E‑Mail/SMS oder die Weitergabe an Dritte (z. B. Abrechnungsstellen). Eine Datenschutzinformation erklärt, was du verarbeitest, wie lange und welche Rechte bestehen.

Praxisverwaltungsprogramme wie z.B. TheraPsy stellen eine Datenschutzerklärung zur Verfügung, die anpassen und an deine Patient*innen weiter geben kannst.

Ein schlanker Datenschutz-Workflow, der im Alltag trägt

• Information & Verzeichnis. Stelle eine verständliche Datenschutzinformation bereit und pflege dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT = interne Übersicht deiner Datenverarbeitungen nach DSGVO, Art. 30).
• AV-Verträge. Schließe Auftragsverarbeitungsverträge mit Software‑/Cloud‑Anbietern.
• Sicherheit in der Praxis. Gerätesperren, Verschlüsselung, 2FA, Updates.
• Backups & Restore. 3‑2‑1‑Backups – und halbjährlich Wiederherstellung testen.

So wird Datenschutz Psychotherapie zu einem ruhigen, geordneten Teil deiner Versorgung – nicht zu einem Stolperstein.

Abrechnung in Österreich: Wie werden Honorarnoten digital ganz leicht?

Viele Praxen arbeiten privat oder teilrefundiert. Eine Honorarnoten Software hilft dir, Pflichtangaben, Diagnose/Leistungsschlüssel und Zahlungsstatus und sauber abzubilden. Die Brücke zur Buchhaltung entsteht automatisch: Rechnungen werden erfasst, Zahlungen abgeglichen, Exportdateien gehen an die Steuerberatung. Das entlastet spürbar – und deine Klient*innen bekommen schnell, was sie für den Kostenzuschuss brauchen.

TheraPsy bündelt diese Schritte in einem Fluss: von der Terminierung über die Patientendokumentation Software bis zur Abrechnung. Ergebnis: weniger Klicks, weniger Medienbrüche, mehr Zeit in der Stunde.

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